خطط Plan
في مرحلة التخطيط، تبدأ بالسعي لتحديد وفهم المشكلة لإيجاد الفرص المتاحة لتحسين العملية أو المنتج أو الخدمة، ويمكنك أيضًا تخمين سبب المشكلة في النهاية وتحديد الحل المحتمل الذي يجب اختباره أولاً؛ وأخيرًا، تتضمن هذه المرحلة تحديد توقعاتك حتى تتمكن من إعادة النظر فيها لاحقًا لمعرفة ما إذا كان الحل الذي اخترته مناسب. وخلال هذه الحالة، سوف تريد أن تسأل نفسك:
ما المشكلة؟
هل هذه هي المشكلة التي يجب أن تركز عليها؟
ما هو تأثير المشكلة؟، وعلى من تؤثر المشكلة؟
ماذا سيحدث إذا تمكنت من حل المشكلة؟
ما هي البيانات التي تحتاجها لفهم المشكلة؟
من يجب أن يكون جزءًا من إيجاد الحل؟
ما هي بعض الحلول التي يجب عليك مراعاتها؟
ما هي توقعاتك لنتيجة هذه العجلة (عجلة ديمنج)؟
ما هي الموارد التي تحتاجها؟
2. طبق أو نفذ Do
في مرحلة التنفيذ، ستختبر الحل الذي حددت أنه الحل الأكثر احتمالاً للنجاح؛ وعادةً ما تقوم بذلك على نطاق صغير، لذلك يكون من الأسهل قياس كيفية سير الأمور، وإذا لم تسير الأمور على ما يرام، فمن غير المرجح أن يكون لها تأثير سلبي كبير على العمليات الحالية. فعلى سبيل المثال، يمكنك اختبار الحل داخل منطقة جغرافية معينة أو مع مجموعة سكانية محددة من العملاء، وتقوم بعض المنظمات باختبار عدة حلول افتراضية في وقت واحد؛ ويجب عليك طرح هذه الأسئلة الثلاثة خلال مرحلة التنفيذ:
من سيجري الاختبار على الحل؟
كيف سيتم إجراء هذا الاختبار على نطاق صغير؟
كيف ستجمع البيانات؟
3. راجع أو افحص Check
في مرحلة الفحص أو الدراسة، ستقوم بتحليل نتائج تنفيذ الحل الخاص بك؛ فيجب ان تقوم بقياس مدى فعاليته في حل مشكلتك وحدد ما إذا كانت نتائج الاختبار تدعم تخمينك الأصلي؛ ومن الشائع المرور بمراحل طبق أو نفذ Do وراجع أو افحص Check عدة مرات قبل الانتقال إلى المرحلة النهائية من العملية، وذلك للسماح بإجراء اختبار كافٍ للحل حتى تتمكن من التأكد من الحل الصحيح قبل المضي قدمًا.
وتحقق من النتائج التي تتلقاها بعد الاختبار مقابل التوقعات التي حددتها في المرحلة الأولى؛ فإذا تطابقت، يمكنك الانتقال إلى المرحلة الرابعة، وإذا لم يبدو أن النتائج تعمل بالطريقة التي توقعتها، فيمكنك إعادة النظر في المرحلة الأولى حتى تتمكن من تعديل التوقعات أو اختبار حل آخر توصلت إليه عندما بدأت دائرة PDCA لأول مرة. وقد تجد أن نتائجك تلبي التوقعات، ولكنك لا تزال غير راضٍ تمامًا عن الحل؛ فإذا كان الأمر كذلك، يمكنك تكرار أي من المراحل السابقة عدة مرات حسب حاجتك. وفكر في طرح هذه الأسئلة الخمسة خلال هذه المرحلة:
هل حققت الدراسة التجريبية النتائج المرجوة؟
هل تحتاج إلى تجربة حل آخر؟
هل سيُترجم التنفيذ على نطاق صغير إلى عملية أكبر؟
هل قمت بجمع بيانات كافية لمعرفة ما إذا كان الحل قابلاً للتطبيق؟
ما الذي لم ينجح؟
4. أعمل/ أو أفعل طور Act
في مرحلة التنفيذ، ستحدد رسميًا ما إذا كان الحل ناجحًا وستعمل على تنفيذه لتحسين العملية أو المنتج أو الخدمة؛ وللعلم دائرة PDCA عبارة عن حلقة، مما يعني أنه حتى إذا قمت بتنفيذ حل، فإنك لا تزال ترغب في مواصلة العمل على تحديد فرص التحسين حتى يزدهر عملك ويجذب العملاء. ويمكنك طرح هذه الأسئلة خلال هذه المرحلة النهائية:
كيف يمكنك تنفيذ هذا التغيير الجديد بشكل فعال في المنظمة؟
ما هي الموارد التي تحتاجها لإنجاح التنفيذ؟
ما هو التدريب الذي يجب عليك إنشاؤه حتى يعرف المستخدمون عن الحل الجديد؟
كيف يمكنك الحفاظ على هذا التغيير؟
هل هناك أي فرص للتحسين؟
ما هي العمليات الأخرى التي يجب عليك تحسينها؟
كيف يمكنك فهم تأثير الحل على مكان عملنا؟